綜合ERP系統促業務掌黃金發展期
綜合ERP系統促業務掌黃金發展期
面對瞬息萬變的市場，一套能迅速分析並即時應對供求轉變的企業方案，成為中小企的致勝關鍵。當機不可失的黃金機遇就在眼前時，倘若中小企仍需大費周章，一步一步從頭調整部署策略，由調配貨源供應、增加銷售渠道，到協調各部門之間的安排、微調市場價格等，往往可用上數星期甚至數月的時間，費時失事之餘，黃金機會亦同時流走。
不少中小企使用傳統點對點系統（point system）及表格程式（spreadsheet）管理銷售及市場業務。這類點對點解決方案（point solutions）主要針對指定部門的工作需求而設定，例如為市場及銷售部整合其工作流程等。以該部門用戶的角度來設計的的解決方案，令主管可更輕鬆地將作業程序自動化。但簡化工序的同時，這類只為單一部門而設的系統，卻忽略其他部門輸入額外但重要的資料，而且無法應付跨部門的業務需求，結果令不少中小企內部出現多個解決方案，部門之間的業務系統變得零散而難以整合。
而在這類中小企中，經常出現跨部門的業務決策，例如當制定面向市場的策略時，如產品定價、如何提升產品利潤等，往往需要各部門之間協調，並使用多點解決方案（multiple point solutions）及表格程式。但部門之間同時使用多點解決方案執行跨功能（cross-functional）程序，卻可能衍生以下種種執行上的問題：
- 由於各個點對點解決方案各有其資料庫及指定用家，整套系統中不難發現互相矛盾的資料，以致延誤這種跨功能決策的執行。而由於資料的不一致，系統之間的關鍵績效指標（KPIs）也會因此出現誤差，例如財務部某一表格程式上的季度收入，與銷售部自動化系統內的資料不符等。這些差異容易混淆企業對其市場策略的分析，並因此阻礙跨功能決策的執行。
- 系統之間的資料依賴人手輸入，例如客戶配置系統上的資料，需以人手輸入到財務管理上的發票交易系統，從而增加資料出現誤差的風險。當然，企業也可選擇整合這些零散的系統，但涉及龐大的IT資源，並且可能令整套系統變得疆化，高風險的部署成本令不少中小企卻步。
- 多點系統之間的資料存取，亦成為中小企業的一大困難。由於部門只存取與其日常工作相關的點對點系統，因此無法取得其他部門的業務相關資訊。例如銷售團隊只存取市場及銷售部的點對點系統，但有關貨件的投遞及運送情況的資料，卻儲存在營運系統內，因此無法得知實際的送貨狀況或估計確實送抵日期之餘，甚至當客戶投訴時，無法從內部擷取導致運送延誤的原因。
面對種種可能由多點解決方案產生的問題，一套綜合企業資源計劃系統（Integrated ERP system）可能是企業的更好選擇。當所有業務流程均經由整合系統自動化，取代部門之間零散的系統，並以一體化的數據模型整合有關客戶、供應商、員工及業務營運的所有資料。管理層不但可對其業務有更透徹的了解，並可促進部門之間的協調。所有資料將整合於方案內的資料庫上，透過統一的報告及儀表（dashboards），令企業的營運情況變得一覽無遺。
除此以外，綜合企業方案更可讓企業預先得悉客戶可能遇到的問題，從而盡早採取相應措施。在傳統的多點解決方案營運下，當客戶遇上有關訂單的問題，企業內部需追縱及翻查多個不同系統的資料，才可對問題的始末有更完整的理解，阻礙企業決策之餘，更影響客戶的信心。整合到綜合企業方案後，儀表、工作流程表及自動化提示等的應用，將提示營運管理上可能出現的潛在問題，讓企業可防患於未然。
綜合企業資源計劃系統的好處吸引不少企業，現在這類型的系統更提供快速部署範本，大大減低部署成本及時間，相比安裝多點解決方案然後人手整合來得簡便。從此，中小企用家更容易洞悉企業的營運實況，以準確迅捷的決策，盡握一切市場機遇。
作者：楊志豪（SAP香港業務創新、銷售途徑及商業生態系統部副總裁）
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