房協成功邁向智能化物業管理
房協成功邁向智能化物業管理
香港房屋協會（房協）為有效改善對屬下眾多出租屋邨、代管物業和發展項目的管理效率，著手透過新一代IT技術革新工作流程，結果整個新方案部署完成後，助房協減省一半編製每月報表的時間，所有財政活動變得更一目了然，管理層亦得以作出更準確決策，兼落實成本控制策略。
目前房協管理45個屋邨和物業，涉及居民超過15萬；並代管商舖和停車場。在這些工作項目下，房協每月須編製超過150份不同形式財務報表，以對應規劃、審核和管理需要。房協利用傳統試算表流程編製每月的報表，動輒花上10天，且格式內容難作改動，那麼，在物業市場人口變化迅速、加上原有資源的制約下，令房協很難妥善管理財務規劃和報表。有感舊有系統已無法應付長期項目的報表需求，無論是已規劃和進行中的項目，由收地、單位落成出售以至物業的持續維修，均需經年累月監察和管理，因此香港房屋協會資訊科技方案高級經理隋雅倫認為，該機構實在有必要改革整理報表記錄的流程。
隋雅倫指出，每份維修和管理報表根據代管物業的具體情況編製，並不是設計一個範本便全盤適用。不過，標準的報表軟件功能有限，經常要用人手進行專項分析，而且難以加入新的作業，使用上十分複雜。而房協只有15位同事負責整個機構的會計管理工作，於是，他們認為長遠而言，有必要物色一套中央規劃軟件方案，配備高效財務報表系統，以執行每月財務報表流程，務求在靈活高效的運算環境中管理財政，提升物業管理的洞察力。
同時，房協數據量也在高速增長。隋雅倫透露，該機構過去18年累積了約16GB數據，現時每月增幅約為100MB。對會計部來說，要將不斷劇增的原始數據分類篩選，將耗費大量時間，必須找出管理數據的善法，令員工能易於選取所需資料，匯編為財務報表。
經分析報表最終使用者的意見，房協決定引入新的IT解決方案，並提出針對新方案3大要求：以Excel為主要介面，因使用者熟習其操作；系統要具備靈活的分項功能，以配合不同類型報表需要；系統必須運行迅速，以節省編製報表的時間。
最終房協決定借助IBM Cognos技術，並由IBM負責系統實施，以及在整個交付過程中提供專業培訓和諮詢服務。隋雅倫表示，替他們實施新方案的專家，在2009年9月和他們一起啟動項目，分3期進行。第一階段設置代管物業報表系統，於2010年5月完成。次階段着重報表的分類和整合，第三階段集中於管理報表，全部項目於2011年3月完成。
隋雅倫表示，他們透過IBM Cognos建立財務數據總匯，並在專家協助下，成功將累積達18年、分散儲存於多個不同系統的既有數據，整合到一個中央系統，並將數據匯入「主管人員數碼錶板」，方便高層能按實況作出決策。結果，透過Cognos數據探究功能和清晰的審計追蹤步驟，員工可更快完成報表及隨時編列任何形式報表，不像以往虛耗人力，為會計人員減省超過5成編製每月報表的時間。新方案還提供多項關鍵技術，如臨時或永久更正功能、財務數據註解、元數據同步化及各種審計規定。這使該機構現在對於轄下發展項目、出租屋邨、代管物業以至個別部門的所有財政活動一目了然，令決策和落實成本控制策略更有把握，提升整體營運效益，以至開拓新發展機會。
隋雅倫相信，房協在選對IT方案和實施夥伴下，從一開始便對項目有清晰的目標和實際的期望，認真評估可供調度的技術資源和人手，是讓IT配合流程改革取得成功的關鍵。
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