對任何依賴IT輔助營運的公司來講，如果採用的IT系統出問題，引致停機數小時甚至數天，所引起的損失可能無法估量，使業務陷入危機之中。不過，如果企業擁有良好的備份和復原計劃，便可大幅減輕對公司財務和生產力的影響。
事實上，擬訂適當的備份與復原策略既要花時間和心力，企業往往在忙著經營和發展公司業務的時候，極可能不會把它當作優先事項。但企業絕對要了解本身有哪些資料最需要保護，並考慮到萬一發生數據災難時，能夠以多快的時間恢復系統正常，確保業務能順利運作。當然，基本的原則是少備份不如多備份，以獲得最可靠的保障。
備份部署應重復原效率
另一方面，企業也需預計，萬一需要進行系統和數據恢復時，整個過程需耗用多少時間，這段時間有分析師稱為RTO（即復原時間目標，Recovery Time Objective）。針對某些情況，數分鐘內復原系統的能力對業務極其重要，例如網站、電子郵件或關鍵資料庫伺服器故障的情況，對生產力的影響相當關鍵。如果事先把整部伺服器備份下來，一旦需還原時，復原效率將會好得多，能確保業務流程所受影響減到最低。
備份頻率方面，企業固然不應放棄夜間備份不做，因為它們提供值得擁有的基準保護；不過現在的備份應用程式結合了一些技術，例如磁碟影像技術，支援執行實時備份，同時對效能與存放備份所需空間的影響極小，更重要是，能夠確保備份能穩妥地進行。
資源安排左右備份成效
其實備份策略並無硬性的規定或速成的法則，不過一般而言，擬訂小型企業備份策略時，應考慮到資源共用、電腦連網、虛擬及代管資源，以及手提電腦的備份問題等多方面，備份部署的全面性才能達到可用水平。
確定哪些系統最需要備份保護後，接著就要了解哪項解決方案最切合所需。其中在備份媒體方面，以前磁帶是唯一的便宜選項，發展至今，雖然磁帶仍被普遍使用，但很大的比例已被磁碟方案取代。後者不僅速度更快，存取資料的方式為隨機存取而非線性存取，價格也越來越便宜，而且不需要複雜的機械裝置，即可提供保護現今伺服器與工作站所需的容量。企業應因應本身業務及資料重要程度等因素，以不同的數據儲存載體採取分層備份措施。
當然還有重要的一步，就是決定採用哪些備份方案。目前市場上有一定的選擇，但重點是操作是否容易，是否提供您要的保護程度，以及是否可達成您的復原時間目標。
最後要提示的，首先是用家需測試備份，確定備份可以使用，因為有備份不等於能夠從災難中復原；認真仔細地每天備份，等到需要還原時才發現備份無法使用或者完全空白，這樣的狀況一點都不罕見。此外，還要書面記錄備份與復原策略以及所有相關程序。別只靠知道要做什麼的人。出問題時負責備份的人請病假或休假中的狀況總是會發生。把備份程序寫下來，詳細說明如何執行備份、要使用的媒體、命名慣例、儲存安排等等。復原程序也一樣要寫清楚，並確定相關人員都讀過這些程序。盡可能公佈這些資訊 (書面及電子格式)，使大家能夠隨時掌握這些程序。
