Business man and woman are going on business trip.

每當企業談及公務旅費及開支管理,有不少商務旅客都會把手提電腦放在一旁,而採用更隨身的技術。智能手機在過去數年間的滲透率飆升,有很多商業用戶視智能手機為最方便的流動設備,並會在智能手機上作自動化的公務旅費及開支管理,藉而節省時間,以及企業在行政方面的成本。企業如果有經常出差的員工,可以藉著綜合化的旅費及開支管理方案,以顯著提升效率,加快公務旅程住宿和機票,以及開支申報的流程。

流動智能設備使商務旅客可以隨時隨地處理開支申報,甚至在付款後立即處理單據,這樣不單可以大大減少花耗在回想過往開支紀錄而填寫申報表的時間,同時又可以提升申報的準確度,更可以降低員工造假的機會。此外,現今的旅費及開支管理方案更可以讓僱主加強管理員工的採購決定,例如限制員工只可以與符合公司政策的供應商進行交易。

流動化的旅費及開支管理應用必須易用、簡單,並能迎合不同公司的要求。一般來說,以軟件作服務 (Software-as-a-Service,簡稱SaaS) 的方案可以為企業用戶提供靈活的設定及訂制服務,並以恆常在線的方式提供服務,讓用戶可以隨時使用有關方案。

就如其他業務一樣,企業必須以長遠的目光檢討本身的旅費及開支管理流程。隨著企業的規模增長,政策規則亦會改變,而新技術亦會陸續在市場上出現,因此企業的旅費及開支管理亦必須與時並進,同時需要迎合未來營運需求及效率。例如持續創新,以具備快速實施流動功能的旅費及開支管理方案,正可符合以上需求,更可協助企業遵循法規,以及確保知道最新的環球稅率。

具備流動方案的旅費及開支管理平台的效益涵蓋以下各點:

  • 透過實施公司政策,以全面掌握商務旅行時的開支
  • 讓員工在指定供應商中預訂酒店或租賃汽車
  • 透過減省申請及批核程序,以加快開支申報流程
  • 改善開支申報的準確性
  • 操作容易,減少商務旅客額外培訓的時間

隨著流動電話愈來愈普及,並成為經常採用的商業應用之一,企業希望旅費及開支管理方案可以確保員工可以充分利用這些技術獲得更高的工作效率,同時亦使付費申報流程更為透明,從而使到財務及行政部門加快有關程序。因此,企業可考慮使用如Concur的全面旅費及開支管理方案,以最具效率的方式解決有關問題,充分利用商務旅行的商業效益,毋須為旅費及開支的管理而煩惱。