目前的經濟前景仍然不明朗，對於許多機構來說，公幹開支是一項龐大但可控制的營運支出，所以當預算較緊拙的時候，通常都是率先被削減的其中一項開支項目。可是，企業與客戶進行面對面會議除了有助建立彼此的緊密合作關係，亦有助企業爭取更多新業務，從而保持業務增長。有研究指出，相比起視像會議，大多數的員工還是偏向面對面會議。即使現時是電子商務時代，傳統人與人之間實際會面似乎仍然不能被科技所取代。
企業可以採取不同措施來降低營運開支，其中一個方法便是透過採用最低公幹旅費及相關支出，從而減低整體營運開支。然而，要前線員工在計劃旅程的時候比較各項支出價格，是非常費時的行為，這個方案未必可以有效實行。
幸好有許多公司也有一些管理公幹員工的部門專責籌備公幹事宜，在中小型企業中，擔任這個職位的通常都是秘書或辦公室經理，但這個角色經常被忽視。另一方面，公幹通常被視為只是純粹的財政支出，而不是有助收入或盈利增長的來源。因此，當財務總監需要削減過多開支時，公幹預算會首當其衝被削減，甚至一併裁減管理公幹員工部門的職位。
事實上，這是短視的做法。反之，有遠見的企業就會與財務部配合，選用開支管理方案服務供應商如Concur所提供的自動化公幹開支管理方案，切實降低營運成本。另一方面，企業亦可收集所有關鍵的數據以進行分析，從而進一步節省不必要開支，協助員工解決與公幹開支相關的煩惱。
除此之外，企業的採購部門必須與財務部攜手合作，以充分利用這個自動化系統所提供的商業智能優勢。以往，這兩個部門一般都是分開運作，而資訊的透明度亦相當低。為了要真正獲得這個自動化系統所帶來的效率和成本效益，企業務必改變這一切舊有架構，透過把公幹旅程策劃及開支流程結合，為企業創造真正的價值。
企業可採用自動化的公幹開支管理方案，以監管員工公幹時的大小支出項目，當中包括到海外公幹時的短期泊車費用，從而盡量刪減不必要的支出，顯著節省公幹員工的整體開支。員工在公幹開支管理系統內提交開支申報後，企業的管理人員便可輕易查閱及管理相關的支出，取代了傳統繁複的程序。與此同時，藉著分析數據獲得具說服力的綜合資訊，作為日後計劃公幹旅程及預算的參考，讓採購部門在預訂酒店和機票，以至其他公幹開支時，可與供應商談判，從而獲得更低的價格，直接使企業節省更多。
假若企業希望減少不必要的開支時，首要行動通常是重複檢查帳目，但精明的企業不單只會檢閱交易報表及資產負債表，更會仔細查核與公幹相關的開支數據。這種做法不但有助企業在經濟不明朗時保持競爭力，亦能確保員工仍然可以透過適度的公幹，保持與客戶緊密合作關係，鞏固企業的業務增長動力。
